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人事システムをこれから導入したいと思って検討している方の中には、「ワークフロー」という機能について気になっている方もいらっしゃるかと思います。ワークフロー機能とは業務を効率化するための機能です。今回は、人事システムの「ワークフロー」の概念から効率化のポイントまで解説します。

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人事システムのワークフロー機能とは？

人事システムにおける「ワークフロー」とは、業務の一連のプロセスのことを指します。例えば、人事業務の中で、経費精算や休暇取得などに伴う申請の手続きでは、作業から承認までのプロセスが決まっており、それに沿って順次遂行されていきます。

人事システムにおけるワークフロー機能とは、これら各人事業務におけるプロセスを登録することで、それに沿って作業が行える機能です。

例えば、人事労務の一つに、従業員の育児休業申請など手続きが必要なものがあります。そのような申請・承認作業が必要な業務において、ワークフロー機能が役立ちます。ワークフロー機能では、従業員が育児休業の申請をシステム上で実施し、それを人事担当者が受領し、確認の上、承認をするというプロセスを人事システム上で設定することができます。人事システムによっては、ワークフロー機能の中に、申請書自動作成や承認機能、リマインド機能が備わっているものもあります。

ワークフロー機能の導入により得られる効果

ワークフロー機能を備える人事システムを導入することで、どのような効果が得られるのでしょうか。主に期待できる効果をご紹介します。

業務の見える化による属人化の排除

ワークフロー機能を備える人事システムを導入することで、業務の見える化が実現します。

これまで担当者に属人化していた業務であっても、ワークフロー上に作業工程や承認の有無などを明確に定義し直すことで、業務の詳細がわかりやすくなり、新しい担当者でもスムーズに業務が行えます。

紙で実施していた業務の電子化（ぺーパーレス化）による効率化

ワークフローによってペーパーレス化されることにより、作業自体が明確になり、よりスムーズかつ迅速に業務が行えるようになります。また、従来、紙の申請書を使用していた場合は、電子化することで、申請書の受け渡しのために直接会う必要がなく、遠隔から行うことができます。

そのため、昨今多くの企業が導入しているテレワークでも、申請・承認をオンラインで対応することが可能になります。

また、履歴がシステム内に残るため、検索性が高まります。

確認漏れやミスの発生、遅延の防止

業務のワークフローにおける工程の一つを抜かしてしまうという人為的ミスはどうしても起こり得ますが、人事システムによるワークフロー機能を用いることで、ミスや確認漏れ、遅延を防止することができます。人事担当者も従業員もフロー通りに実施すれば、ミスや確認漏れが減り、滞りなく作業を行えるだけでなく、リマインド機能を有するものもあるため、よりミス低減につながります。

承認ステップなどの自動化による工数、経費削減

ワークフロー機能によって、申請・承認フローの自動化・ペーパーレス化が実現すれば、工数や経費の削減につながります。先述の通り、わざわざ紙の申請書を従業員が人事部までに持参して提出するといったことも不要になります。また承認においても、申請書への押印なども人事システム上で行うことができるので、全体的な業務工数の削減につながります。

ワークフロー機能付きの人事システム導入のポイント

ワークフロー機能付きの人事システムを導入して効果を出すためには、いくつかのポイントがあります。ここからは主なポイントをご紹介します。

他部署の従業員にも操作しやすく分かりやすいシステムを選ぶ

人事システムのワークフロー機能においては、特に経費や休暇などの申請・承認フローに関する工数削減や業務効率化などの導入効果が期待できます。それらの機能は人事部だけが扱うものではなく、全従業員が利用するため、このことを前提に導入を検討しなければなりません。使いにくかったり、画面が見づらかったりする人事システムは使用されず、社内に定着しにくいでしょう。他部署の従業員にも操作しやすく分かりやすいシステムを選ぶことがポイントです。

他の人事業務も合わせて効率化できるか確認する

人事システム導入の際には、当然、ワークフロー機能だけでなく、他の人事業務の効率化も合わせて検討することが必要です。人事システム導入の目的を明確にした上で、必要な機能は何であるかを確認して、それらに対応できる人事システムを導入しましょう。

ワークフロー機能付きの統合型人事システム「LaKeel HR」とは？

人事システムの中でも、「LaKeel HR（ラキール・エイチアール）」は、ワークフロー機能をはじめとした数多くの機能を総合的に備える統合型人事システムです。

ワークフローなどを用いて、あらゆる人事業務を効率化します。

LaKeel HRでは、業務プロセスの作成機能によってフローを見える化することで、社内全体のタスクを効率化することができます。新任担当者も含め、誰もが手戻りなく業務を実行することができます。

また、タスク通知や進捗管理の機能もあり、タスクの遅延を防止したり、タスクへの迅速な対応を可能にします。

LaKeel HRのサービス資料は こちらよりダウンロードいただけます。

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まとめ

人事システムのワークフロー機能は、人事業務及び、従業員の申請作業を効率化することが可能です。ワークフロー機能のメリットを踏まえたうえで、自社に最適な人事システム導入を見据え、選定時の一つの基準とするのをおすすめします。