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人事システムの選び方のコツ

​​​​​​​クラウド システム選定


昨今、人事の役割が「働き方の管理」から「働きがいの創出」へシフトしており、管理部門から戦略部門への変革に期待が高まっています。また、それと同時に、戦略人事を支援するためのシステムもマーケットに溢れており、10年前と比較すると、自社に適したシステムを正しく選ぶことが難しくなっています。

また、システムは往々にして高価であるため、選定ミスが許されないというプレッシャーもあるでしょう。

そこで、システム選定のポイントを押さえることで、「有名なシステムだから」「最近売れているシステムだから」といった曖昧な理由ではなく、根拠をもって自社に最適なシステムを選定していただきたいと思います。


目次[非表示]

  1. 1.システム選定で最も重要なこと
  2. 2.納得のいくシステム選定を実現するための4つのポイント
  3. 3.業務要件を洗い出す
    1. 3.1.現行システムで実現している業務要件
    2. 3.2.新しいシステムで実現したい業務要件
    3. 3.3.中長期で考えた場合に実現したい業務要件
  4. 4.機能の拡張性を確認する
  5. 5.システムの継続性・柔軟性を考慮に入れる
  6. 6.選定段階から各部署のキーマンを巻き込む
  7. 7.まとめ

システム選定で最も重要なこと

システム選定の目的を明確にすることで、どんな機能が必要なのか、ポイントをずらさずに洗い出すことができます。言い換えれば、目的が不明確、曖昧なシステム選定は、システム導入中に際限なく要件が膨らみ、結果的にスケジュールの遅延、コスト超過など、様々なトラブルの要因になります。

逆に言えば、目的を明確にしておくことで、コストや費用対効果を想定することができるため、システム選定で最も重要なことは、「目的を明確にする」こと、と言えます。

納得のいくシステム選定を実現するための4つのポイント

企業にとってシステム選定のきっかけは様々です。法改正対応に苦慮している、システムの操作性が悪い、現行システムが古くメンテナンスができなくなっている、経営層からの要求に迅速に応えられないなど、課題は企業によってたくさんあるのではないでしょうか。

また、システムの選定には、要件の整理、システムに関する情報収集、比較検討、RFP作成、予算獲得、ベンダーとの交渉、社内決裁など多くのプロセスが存在します。

もちろん一つひとつが重要なプロセスではありますが、以下の4つのポイントをしっかり押さえることで、納得がいくシステム選定が実現できると考えます。


握手 選定合格

(ア)業務要件を洗い出す

(イ)機能の拡張性を確認する

(ウ)システムの継続性・柔軟性を考慮に入れる

(エ)選定段階から各部署のキーマンを巻き込む

(ア)(イ)(ウ)で整理した要件を漏れなくRFPに落とし込み、要件を満たせるシステムであるかを確認する必要があります。CMで有名だから、大手企業が使っているから、最近流行りだからという理由でシステム選定をしてはいけません。結果的に使えないシステムになる可能性が高くなります。

(エ)はシステム選定に直接関係ないように思えるかもしれませんが、人事部内の関係者やシステム部門だけの視点で選定した場合、決定した後に現場のユーザー部門からの反発にあい、システム導入が頓挫するということもありますので、しっかり押さえておくべきポイントの一つです。

業務要件を洗い出す

まずは必須となる業務要件を洗い出しましょう。その際に気をつけなければいけないポイントは、以下の3つの観点別に業務要件を洗い出すことです。

現行システムで実現している業務要件

現行のシステムですでに実現できていて、新システムでも必要な業務要件を洗い出すことが第一歩目になります。現行システムで実現できている業務すべてが必須要件と考えてしまうかもしれません。しかし、例えば現行のシステムでは実現しているが、現在ではその業務頻度が激減しているケースなどもあるため、必須と言えないケースもあるのではないでしょうか。

新しいシステムで実現したい業務要件

現行のシステムで実現できていなくて不便さを感じている、生産性が落ちている要件はぜひ洗い出しておきましょう。現行システムを選定したときには実現することが難しかった要件が、最新のシステムでは実現することが容易なケースもあります。せっかく新しいシステムを選定するのですから、現行システムの要件を維持するのではなく、人事業務の生産性向上やユーザー部門への付加価値の提供などの観点を取り入れてみるといいかもしれません。

中長期で考えた場合に実現したい業務要件

人事のあるべき姿に求められる業務要件も考慮に入れておく必要があります。例えば、中期経営計画で人事と経営の連携の強化などを謳われているケースも多くなっています。戦略人事に必要とされるデータ分析や、面談記録、従業員満足度調査、アンケートをはじめとするピープルデータの管理など、既存の統合型システムの多くで機能を有していない領域があります。システム選定が完了し、導入プロジェクトがスタートしてから気づいたのでは、取り返しがつかないことになります。

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機能の拡張性を確認する

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業務要件を洗い出した結果、必須要件や重要性の高い要件が機能として備わっていないシステムがあるかもしれません。その場合はどうしますか? 必須、もしくは重要度が高い以上、諦めるわけにはいきません。

その際に重要なポイントになるのが、機能の拡張性になります。システムの標準機能だけでは対応できないケースがあります。その場合、別途専用機能を開発(アドオン開発)してもらうというのも重要な選択肢になります。システムの標準機能にこだわりすぎて、重要な要件が満たされなければシステム選定の目的が達成できません。

アドオン開発であれば個社要件を満たすことが可能です。その反面、アドオン開発に頼りすぎるとコストが膨らみ、費用対効果が低くなるリスクがあります。バランスを考えたシステム選定を心がけましょう。

システムの継続性・柔軟性を考慮に入れる

たとえ要件を満たしていたとしても、システム基盤の技術が古く、すでに陳腐化し始めているシステムでは、長期的な利用は困難な可能性があります。

例えば、マイクロサービスを活用し、部品化した機能の組み替えや拡張が可能であるといった、継続性や柔軟性を担保しているシステムか否かを見極めることで長期的な利用が可能になります。

昨今のIT業界で問題になっている「2025年の崖」と同様の課題を抱える要因にもなります。

そのためにも、継続性・柔軟性を図るという観点で、情報システム部門の方に協力を仰ぐこともシステム選定において重要なポイントになります。

選定段階から各部署のキーマンを巻き込む

最後に重要なポイントは、関係部署のキーマンと認識合わせを行いながら選定を進めることです。なぜならシステムを刷新する際に、必ず発生する事象があり、システム選定後のトラブルに発展しやすいためです。

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1つ目は、業務フローの見直しです。

新しいシステムを導入することで、システムの機能により業務フローが短縮できるケースや、または一部プロセスが増えるケースがあります。

2つ目は、従業員のオペレーションの変化です。

新しいシステムでは、データ入力画面の変更や、入力項目の配置の変更など細かい変化が多くあり、現行のシステムと比べると、見慣れていない分、利便性が下がったように感じてしまう傾向があります。

また、上記の2つの事象のメリットもデメリットも含めて、事前に関係部署のキーマンを巻き込むことで、スムーズなシステム選定を実現することができます。

まとめ

新しいシステムを導入することで得られるメリットは様々ですが、最も重要なポイントは「目的を明確にする」ことです。

そのうえで上述した4つのポイントを押さえていただくことが、最適なシステム選定の近道だと考えます。システムの選定で迷われたときには、システム選定の目的に立ち返ってみてはいかがでしょうか。

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